Recrutement de 01 ADMINISTRATIVE ASSISTANT

Recrutement de 01 ADMINISTRATIVE ASSISTANT

Niveau d'études: Non précisé
Expérience: 3 ans
Expire le: 31-03-2023

ONU Carrière
KISMAYO, SOMALIA
vacance de poste

Intitulé publication: ADMINISTRATIVE ASSISTANT, G4
Intitulé code d’emploi: ADMINISTRATIVE ASSISTANT
Département / Bureau: Mission d'assistance des Nations Unies en Somalie
Lieu d'affectation: KISMAYO
Période de candidature: - 31 mars 2023
No de l’appel á candidature: 23-Administration-UNSOM-202985-R-Kismayo (R)
Staffing Exercise N/A

Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité

Cadre organisationnel
This position is based in the Regional and Liason Office within the United Nations Assistance Mission in Somalia (UNSOM), in Kismayo. The Administrative Assistant reports to the Senior Political Affairs Officer and Head of Office for UNSOM Regional and Liason Office.

Responsabilités
Within delegated authority, the Administrative Assistant will be responsible for the following duties:

HUMAN RESOURCE MANAGEMENT
- Enters, maintain and certifies administrative data and records for time and attendance, performance appraisal etc in electronic information systems.
- Processes entitlements-related claims and reports.
- Maintains and reviews organizational staffing tables; prints and reviews IMIS reports
- Follows up on actions related to administration of unit’s human resources activities e.g. recruitment, replacement, relocation, promotion, performance appraisal, job classification reviews, separations, training etc., ensuring consistency in the application of regulations and procedures.

BUDGET AND FINANCE
- Consolidates data received and provides support to higher-level staff with respect to budget reviews of relevant intergovernmental an expert body.
- Reviews status of relevant expenditures and compares with approved budget.
- Reviews requisition for goods and services to ensure (a) correct objects of expenditure have been charged and (b) availability of funds.
- Assists in the preparation of statistical table and standard financial reports.

GENERAL ADMINISTRATION
- Prepares, processes and follows up on administrative arrangements and forms related to official travel of staff.
- Drafts routine correspondence and institutes follow up action.
- Maintains files of rules, regulations, administrative instructions and other related documents.
- Maintains up-to-date unit files (both paper and electronic)
- Performs other related administrative duties, as required e.g. operational travel programmes; monitoring accounts and payments to vendors and individual contractors for services; physical space planning; identification of office technology needs and maintenance of equipment, software and systems; organizing and coordinating administrative arrangements for seminars, conferences and translations.

CONTRACT ADMINISTRATION
- Assists with day-to-day administration of contracts between the UN and external contractors for outsourced services.
- Processes payment of contractors’ invoices and monitor the payments.
- Prepares and processes UN forms and permissions for contractual work and services, including UN grounds passes, property passes, UN parking permits, swipe card access and door keys.
- Performs other duties assigned by the supervisor.

Compétences
Professionalism: Shows pride in work and in achievements. Demonstrates professional competence and mastery of subject matter. Is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results. Is motivated by professional rather than personal concerns. Shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations. Commitment to implementing the goal of gender equality by ensuring the equal participation and full involvement of women and men in all aspects of work.

Teamwork: Works collaboratively with colleagues to achieve organizational goals. Solicits input by genuinely valuing others’ ideas and expertise; is willing to learn from others. Places team agenda before personal agenda. Supports and acts in accordance with final group decision, even when such decisions may not entirely reflect own position. Shares credit for team accomplishments and accepts joint responsibility for team shortcomings.

Planning and organizing: Develops clear goals that are consistent with agreed strategies. Identifies priority activities and assignments; adjusts priorities as required. Allocates appropriate amount of time and resources for completing work. Foresees risks and allows for contingencies when planning. Monitors and adjusts plans and actions as necessary. Uses time efficiently.

Formation
High school diploma or equivalent is required.

Expérience professionnelle
A minimum of three (3) years of progressively responsible experience in the field in administrative services, finance, accounting, audit, contracting and human resources or related area is required.

Experience in assisting organizing conferences/workshops/meetings is desirable.

Experience in use of Enterprise Resources Planning (ERP) systems, such as Umoja, is desirable.

Connaissances linguistiques
English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For this position, fluency in English and Somali (both oral and written) is required.

Méthode d'évaluation
Evaluation of qualified candidates may include an assessment exercise which may be followed by competency-based interview.

Notice spéciale
Appointment or assignment against this position is for an initial period of one year. The appointment or assignment and renewal thereof are subject to the availability of the post or funds, budgetary approval or extension of the mandate.

This position is subject to local recruitment pursuant to staff rule 4.4 of the United Nations Staff Rules. All staff in the General Service and related categories shall be recruited in the country or within commuting distance of each office, irrespective of their nationality and of the length of time they may have been in the country. A staff member subject to local recruitment shall not be eligible for the allowances or benefits exclusively applicable to international recruitment.

The candidate is responsible for any travel expenses incurred in order to take-up the appointment. All applicants are strongly encouraged to apply on-line as soon as possible after the job opening has been posted and well before the deadline stated in the job opening.

Interested applicants who are working with UN Contractors must fulfil the obligations of their contracts with the UN Contractors in order to be eligible to apply for this vacancy.

The United Nations Secretariat is committed to achieving 50/50 gender balance and geographical diversity in its staff. Female candidates are strongly encouraged to apply for this position.

When completing the Candidate Profile form, ensure ALL fields, ALL professional experience and contact information are completed and up-to-date. This information is the basis for the hiring manager to assess your eligibility and suitability for the position and to contact you.

Charte des Nations Unies
Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet desquelles il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été impliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s'entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu'il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d'emploi ou crée au lieu de travail un climat d'intimidation, d'hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera dûment prise en considération l'importance d'un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l'Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peut leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d'instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d'accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l'objet d'une évaluation et d'un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d'évaluation de l'avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l'Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l'Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l'objet d'une attention particulière pour s'assurer de l'exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier
L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.